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Riunioni, il bot non è gradito

Riunioni, il bot non è gradito

AI notetaker in riunione: le cause contro Otter, Granola e Fireflies

Gli AI notetaker, gli assistenti che registrano, trascrivono e riassumono le videochiamate, sono entrati nelle nostre agende quasi senza farsi notare. Oggi capita spesso di collegarsi a un meeting e trovare, accanto ai volti dei colleghi, tre riquadri neri con un nome di prodotto al posto di quello di una persona. Nessuno li ha presentati, eppure ascoltano tutto e a fine incontro recapitano il riassunto nella casella dei partecipanti.

Nel 2026 questa presenza silenziosa è finita in tribunale. Il 13 agosto la giudice federale Eumi K. Lee, del Northern District of California, ha respinto la parte centrale della richiesta di archiviazione presentata da Otter.ai. La class action nasce dalla causa Brewer v. Otter.ai dell’agosto 2025, poi riunita ad altre tre, e sostiene che OtterPilot si unisca in automatico alle chiamate in calendario, registrando anche chi non ha un account e non ha mai dato il permesso. Restano in piedi le accuse per intercettazione previste dalla legge federale, dalla normativa californiana sulla privacy e dal BIPA, la legge dell’Illinois sui dati biometrici. Secondo la giudice, è plausibile che Otter abbia usato le conversazioni per fini propri, compreso l’addestramento dei suoi modelli di machine learning: se così fosse, l’azienda andrebbe considerata un terzo che origlia, non un semplice fornitore del servizio. L’amministratore delegato Sam Liang ha commentato che le cause fanno parte del mestiere e che il suo prodotto prende appunti come Microsoft Copilot o Zoom.

Il 30 luglio è arrivata Chamberlain v. Granola, sempre in California. L’accusa sostiene che l’app catturi l’audio direttamente dal computer di chi la usa, senza comparire tra i partecipanti, e che presenti proprio questa invisibilità come uno dei suoi punti di forza. In Illinois, invece, Fireflies.AI deve rispondere di due cause (dicembre 2025 e marzo 2026) sulla funzione Speaker Recognition, che secondo i querelanti ricava impronte vocali senza alcuna autorizzazione scritta.

Il consenso lo dà chi installa l’app, non chi partecipa

Leggendo queste cause con gli occhi di chi progetta interfacce, il problema appare subito: il via libera lo concede una sola persona, quella che collega il proprio calendario allo strumento. Gli altri presenti sono ospiti di una decisione presa altrove. Otter, stando a una delle quattro cause, mostrava l’avviso di registrazione ai partecipanti solo nel piano premium: chi prova a immaginare quella riga nella pagina dei prezzi capisce quanto il permesso fosse considerato un optional. Granola offre notifiche in chat e filigrane video, ma sono funzioni da attivare, quindi spente in partenza.

I numeri confermano lo scollamento. Un sondaggio condotto a luglio da Kolmogorov Law su 500 lavoratori statunitensi indica che un terzo di loro ha partecipato a meeting con un notetaker. Di questi, appena il 34,7% dichiara di aver ricevuto sempre una richiesta preventiva, mentre uno su quattro non è mai stato interpellato. Il 65% del campione, poi, ignora le norme sul consenso alla registrazione.

Cosa succede alla fiducia tra colleghi quando tutto viene trascritto

Un collega che prende appunti a mano filtra, sintetizza, lascia fuori la battuta detta per sdrammatizzare. Il bot conserva ogni parola, esitazioni comprese. Secondo l’indagine di Fellow.ai del 2025, l’84% dei professionisti modifica il proprio modo di parlare quando in call c’è un assistente AI. Fortune ha raccontato casi in cui lo strumento ha continuato a registrare dopo l’uscita di alcuni partecipanti, spedendo poi a tutto il team i commenti scambiati a microfono ancora aperto.

A fine agosto Tim Bajarin su Forbes ha spostato l’attenzione su un altro rischio: una sessione di brainstorming può trasformarsi in una prova utilizzabile in giudizio. Non sorprende che diversi uffici legali stiano togliendo i notetaker dalle riunioni più delicate e che l’Ordine degli avvocati di New York abbia chiesto ai propri iscritti di valutare con i clienti se registrare o meno.

C’è anche un dato in controtendenza, e vale la pena riportarlo: uno studio di Read AI su quasi 160.000 meeting ha rilevato che, in presenza di un notetaker, le donne hanno preso la parola il 9% in più degli uomini rispetto al loro peso numerico. Qualcuno, a quanto pare, parla di più proprio quando sa che le sue parole resteranno agli atti.

Il riassunto mi serve, ma il permesso non lo do io

Confesso che il riassunto finale mi fa comodo, soprattutto dopo una videochiamata lunga, con le decisioni sparse tra una digressione e l’altra. Ritrovarmelo già ordinato mi evita di ricostruire a memoria chi deve fare cosa. Allo stesso tempo capisco perfettamente chi diffida, e per questo mi sono data una regola: non sarò mai io a premere “ammetti” quando il bot bussa alla sala d’attesa. Chi lo vuole in riunione se ne assume la responsabilità davanti a tutti, a voce, all’inizio. Una mancanza di coraggio, forse, ma preferisco non essere la persona che ha fatto entrare l’orecchio in più.

Microsoft Teams mette i bot in sala d’attesa

Anche le piattaforme si stanno muovendo. Il 21 agosto Microsoft ha annunciato per Teams una nuova policy che riconosce i bot di registrazione e trascrizione e, con l’impostazione predefinita, li parcheggia nella lobby: tocca all’organizzatore decidere se farli entrare. Il rilascio si completa entro la fine di settembre. È un cambio di default piccolo solo in apparenza, perché sposta il momento della scelta da un’impostazione dimenticata nel calendario a un gesto visibile a tutti, in tempo reale. Chi ha letto il mio pezzo su il design del silenzio sa quanto conti la configurazione iniziale nel comportamento delle persone.

In Italia valgono il GDPR e lo Statuto dei lavoratori

Da noi il quadro è diverso, ma altrettanto esigente. Come ha ricordato Tom’s Hardware ad agosto, il GDPR chiede una base giuridica chiara e un’informativa preventiva prima di registrare. L’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori pretende un’adeguata informazione su come verranno usati i dati raccolti. Le trascrizioni, inoltre, non possono essere riciclate per valutare le prestazioni senza un’autorizzazione esplicita. L’indicazione pratica è di stabilire una regola aziendale unica, invece di lasciare la decisione alle impostazioni del singolo dipendente.

Sei principi per progettare un consenso che rispetti tutti i presenti

Dalle cause e dalle prime risposte delle piattaforme si ricavano alcune regole di design abbastanza chiare:

  • Consenso da parte di ogni partecipante, non soltanto di chi ha installato lo strumento.
  • Un segnale visibile e costante per tutta la durata della registrazione, non una notifica in chat che scorre via dopo pochi secondi.
  • La sala d’attesa come impostazione predefinita, con l’ingresso deciso da una persona in carne e ossa.
  • Il riassunto al posto della trascrizione integrale, quando non serve conservare ogni parola.
  • Addestramento dei modelli disattivato di partenza, attivabile solo con una scelta esplicita.
  • Stop automatico quando esce chi ha portato il bot, così nessuno resta registrato a sua insaputa.

Sono accorgimenti modesti, eppure cambiano la relazione tra le persone collegate. Per chi vuole approfondire il tema del controllo lasciato alle macchine, ne ho parlato anche in Fiducia quando l’AI agisce sola. Uno strumento che prende appunti al posto nostro può restare utile solo se chi siede al tavolo virtuale sa di essere ascoltato e ha avuto la possibilità di dire di no.

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Chiara Bonifazi